Trong môi trường công nghệ hiện đại, phương thức trao đổi thông tin giữa sinh viên với giảng viên hoặc giữa các sinh viên với nhau bằng email đã trở thành chuyện thường ngày. So với các phương thức giao tiếp khác, viết email cũng có những văn hóa và đặc điểm khác biệt đòi hỏi phải có kỹ năng để mang lại hiệu quả trong giao tiếp.

Bài viết dưới đây cung cấp những nguyên tắc để viết một email chuyên nghiệp mà không mắc phải sai sót.

1. Đặt tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu

Tiêu đề có nhiệm vụ tóm tắt nội dung chính của email nên có vai trò quyết định việc mọi người có mở ra đọc ngay hay không. Một lá thư gửi đi cần tươm tất từ tiêu đề đến nội dung. Đặc biệt, trong các trường hợp gửi email xin việc, ứng viên cần đọc kỹ thông tin tuyển dụng và chú ý yêu cầu ghi tiêu đề theo cú pháp cụ thể nếu có. Nếu không yêu cầu thì bạn hãy trình bày tiêu đề đầy đủ 3 yếu tố: Họ tên _Vị trí ứng tuyển_Ngày tháng.

2. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu đang làm việc cho một cơ quan nào đó thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức đó để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp (ví dụ: @hotcourses.vn). Tuy nhiên, nếu làm việc một cách độc lập (freelancer) thì nên cân nhắc nhiều hơn trong việc đặt riêng cho mình một tên email. Tuyệt đối tránh những email với những biệt danh quá “teen” như “babyboy@...” hay “co_gai_mong_mo@...”.

3. Chỉ nhập địa chỉ sau khi đã soạn xong email

Không hiếm lần email bị vô tình gửi đi trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả. Do vậy, hãy để dành thao tác nhập địa chỉ email người nhận cho đến khi bạn đã thực sự chắc chắn với nội dung vừa soạn thảo. Ngoài ra, bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến khi đang trả lời một email và chỉ khi nào chắc chắn là email đã sẵn sàng thì mới thêm vào địa chỉ người nhận.

4. Lưu ý cách trình bày email

Cách trình bày một email là điều bạn nên thành thạo trong lòng bàn tay để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Với những email có nội dung quan trọng và nhiều thông tin, hãy bôi đậm phần lời chào (kính gửi) để xác nhận rõ đối tượng cần đọc email này, bôi đậm những phần thông tin trọng tâm và đừng quên dãn cách các dòng trình bày trong email, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt các ý chính. Ngoài ra, bạn nên tránh viết dài và chi chít chữ mà không có các đoạn cách dòng, khiến người đọc không có cảm tình ngay từ “cái nhìn đầu tiên”.

5. Tận dụng mục chữ ký email (email signature)

Trên thực tế, sự tin tưởng của người nhận sẽ tăng lên khi đọc một email kết thúc bằng phần chữ ký rõ ràng cụ thể. Một nội dung chữ ký hoàn hảo sẽ cung cấp những thông tin cơ bản như họ tên, thông tin liên hệ, tên cơ quan công tác… để giúp người đọc dễ dàng “định vị” bạn là ai và từ đâu đến. Khi tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn có thể phông chữ, màu sắc, kích cỡ, hình ảnh đính kèm… khiến chữ ký email chỉn chu và chuyên nghiệp hơn.

6. Đọc lại email trước khi gửi

Lỗi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi viết email, bởi vì chỉ với vài lỗi chính tả nhỏ thì người nhận có thể đánh giá bạn là cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp, gây bất lợi cho công việc. Đừng phụ thuộc quá nhiều vào trình kiểm tra sửa lỗi chính tả tự động của máy tính mà hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email trước khi nhấn nút gửi.

7. Hài hước đúng chỗ

Những điều dễ khiến ta thấy buồn cười khi nói nhưng lại có thể trở nên cợt nhả và không còn hài hước khi được viết ra và dễ gây hiểu lầm. Vì thế, với những trao đổi đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tốt hơn là hãy để sự hài hước, những câu bông đùa khỏi email trừ khi bạn biết rõ về người nhận.

8. Tránh những lời chào quá thân mật

Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mật theo “văn nói” tại nơi làm việc (chẳng hạn như "Hey" hay "Chào anh bạn") hay rút gọn tên gọi của họ (hãy nói "Hi Michael" thay vì nói "Mike"). Việc này phần nào sẽ tạo cảm giác thiếu sự tôn trọng nếu người nhận không có mối quan hệ quá thân thiết với bạn. Trong trường hợp bạn đang gửi email cho một tổ chức, cho một đối tác mà bạn nghĩ là hơn tuổi bạn, hãy dùng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng nhân vật đó. Tóm lại, bạn nên hiểu rõ vai vế và nội dung cần truyền tải để sử dụng lời chào linh hoạt theo từng nhóm đối tượng và mục đích khác nhau.

Qua bài viết vừa rồi, hy vọng các bạn sinh viên đã phần nào có thêm cho mình những kiến thức hết sức hữu ích để hỗ trợ cho việc học tập và làm việc. 

ĐỘI HÌNH KÝ SỰ TẾT - XUÂN TÌNH NGUYỆN 2023